OnlyYou人脈管理軟體應用技巧(1)整合PDA手機+Outlook

一直以來，人脈的管理始終是個另許多人頭痛的問題，不論是身經百戰，殺進殺出的業務人員，或是同學會要招集一下所有同學，又或是社團要發佈訊息… 等等狀況，要同時對那麼多朋友宣佈一件事情或聯絡感情，其實都是很花費時間的事，因為感覺麻煩，久了以後，朋友的感情逐漸轉淡。

而對於每天競競業業的業務人員來說，每天收到的許多名片，日積月累之下，可能有數百張或數千張之多，怎樣才能在數位時代裏，善用資訊工具，把名片整理完畢之後，還能夠利用軟體和眾多的人脈維繫情感，是許多業務工作的重點。

從以前就一直在找尋可以同時發送 email 和簡訊的軟體，雖然有不少這樣的軟體，但是用起來都不太順手，有的功能太陽春，不敷使用。有的功能編排又太過複雜而難用，且價格萬元以上，最後就只使用了電子報發送軟體(phplist 架設在linux伺服器的網站裏)

最近利用朋友公司設計的 OnlyYou 軟體，以及自己以前常在使用微軟的 office outlook 軟體和 Windows Mobile PDA 手機一起結合使用之後，不僅可以結合 email和簡訊(簡訊費用比用手機發出的方式便宜許多)，也能選擇要發送的對象和群組，在這裏跟大家分享一下我的使用方式：

我個人整理名片的方式，是用手機的名片王軟體拍下朋友或客戶的名片，如上圖。其實以前很懷疑軟體辨識文字能力的效果，所以一直沒有購買名片王的掃瞄機器(一台要3千多元哦!) ，直到後來買了 PDA 手機之後，內附了一套名片王的軟體，不用掃瞄器，直接利用手機的拍照功能，就能把拍下來的名片當成辨識文字的資料了。後來才發現原來辨識的效果還不錯哦，如下圖~

建立了聯絡人資料後，存檔就會變成 PDA 手機裏的聯絡人資料囉~ 很方便。如下圖：

重點來了~ PDA 裏的聯絡人資料，要同步到電腦裏頭，這樣才不會因為手機壞掉了，而聯絡人資料也跟著不見了( 以前就曾經因為手機壞了而聯絡人資料都搞丟了，難過死了~)

如下圖，所有聯絡人資料都已經和 Outlook 同步完畢了!

或許有人會問，那 outlook 已經可以發送 email 了，還需要其他軟體來發送嗎?

是，沒錯，但是曾經大量發送多個收件人的使用者一定會發現，收件人若是太多個，outlook 會卡住或當掉!! 而且也不知道到底哪些人發出去了，哪些人還沒有發出去! 如果重發一次，可能就有人連續收到兩次，有人卻沒收到。不僅如此，還有其他缺點，例如不能同時發送簡訊…待會兒最後再來比較說明一下詳細的優劣 (以Damon 小弟銷售郵件伺服器的六年經驗，利用 outlook 的軟體發送給多個收件人對象的信件，的確有不少瓶頸。)

以下是一個小示範：

Damon 當初在鼎新電腦開發過的客戶，都會在 outlook 聯絡人的備註欄位，標示許多細節，因為任何一個軟體的欄位，都不可能符合所有人的需求，所以備註欄非常重要，我會標示和客戶聯絡的日期或進度，及一些特殊事項。如下圖

重點是：這些備註欄的資料，日後都是可以利用搜尋工具來找出這個聯絡人的關鍵。

接下來，就是要結合 OnlyYou 人脈管理軟體了。我選擇匯入聯絡人的方式是直接從 office Outlook 的現有資料轉入 (也可以從 outlook express 或自己整理好的 EXCEL檔來匯入資料)，如下圖：

所有的 outlook 欄位，都會自動對應 OnlyYou 人脈管理軟體的相同欄位，包含備註欄(若您是使用 EXCEL匯入，可以在匯入的時候挑選對應的欄位，也很方便)

接下來，我們就可以利用選擇的方式，來同時寄送給所選擇的對象(這就沒什麼好說明了)，重點是，因為 outlook 裏的備註欄位也同時匯入了 OnlyYou 人脈管理軟體，所以，我們可以利用搜尋的方式，找出符合搜尋條件的聯絡人來發送，甚至把所有相關的聯絡人選取，然後集體發送! (例如我的備註欄裏會標示現有客戶、新客戶或是潛在客戶… 等等)

備註欄的關鍵字，是我的懶人歸類法，就好像是寫筆記，貼標籤一樣，利用電腦的方便性，可以針對相同關鍵字的標籤一次全部搜尋出來，所以我通常不會太細分聯絡人的群組，對我來說，把每個人歸類成太多類別或層級不同的群組，可能會是個滿複雜的方式，因為可能會有很多層、很多類，有大類、小類、小小類、小小小類… 或是一個人也許同時屬於多個不同的群組等等，所以我最後就乾脆把關鍵字寫在備註欄裏，以後全都用關鍵字來搜尋我要找的人，而關鍵字就是我對這個人的直覺印象，例如他的公司名字、外號、長像特色、職位…等等。

上圖是利用關鍵字的方式搜出特定對象。搜尋出來後的聯絡人，就可以同時選取，大量發送了~~

底下是一些關於人脈管理軟體的介紹 (想拿優惠價的朋友，小弟可以幫忙)

 簡易的操作畫面與個人化簡訊產生範例

發送個人化電子郵件之後同步發送個人化提醒簡訊，告訴收件人記得收信，萬無一失

OnlyYou 在人脈管理的應用
有緣結識的人，都有可能成為我們的貴人，用OnlyYou來維繫我們與貴人之間的人脈通路。
認識新朋友，黃金24小時內透過OnlyYou輕易快速寄發含有【朋友暱稱】的問候簡訊及自我介紹電子郵件。
每封您發送的簡訊及電子郵件都可以包含不同的【好友暱稱】，讓朋友對您印象深刻、倍感窩心。
定期向換過名片、有緣結緣的朋友傳遞自己的價值與關心，人脈經營不流失。
定期的專業分享，新朋友會對你產生信任感，讓潛在客戶成為您的忠實客戶。
預約在朋友生日當天清晨7:00發送含有【好友暱稱】的祝福簡訊，效果一級棒。
用 OnlyYou 累積人脈資源、創造人脈資產最大價值。
透過 OnlyYou 經營人脈通路、打響個人品牌。

OnlyYou 產品費用分析
用【複製、貼上】寄發個人化簡訊或電子郵件又慢又容易出錯，用OnlyYou節省你的時間又快速又正確！
個人化簡訊發送成本 ＝ 簡訊費用 ＋ 製作個人化訊息的時間成本 ， OnlyYou提供您最低總成本！
同一位使用者，可以將軟體同時安裝在自己的桌上型、筆記型電腦，只需要一套軟體費用。
大量節省您建立人脈的時間成本，是OnlyYou提供您的最大價值！

OnlyYou 軟體優勢
簡化建立人脈資料流程，真的非常簡單
不熟悉電腦的朋友可以直接使用OnlyYou人脈資料庫建檔，簡單易上手
每一封發出的訊息都可以做【Only You】處理，讓訊息接收者感受到非常窩心
發送個人化電子郵件後可以同步發送提醒簡訊，接收者訊息不漏接
提供SSL網路加密安全機制，保障簡訊內容傳遞安全
連絡人資料庫存放於使用者的個人電腦，隱密資料不外洩
可以匯入Outlook、Outlook Express已經建檔資料，不必再重新建檔
透過Excel匯入、匯出功能，快速大量處理已經建檔的連絡人資料
不需要懂網頁設計HTML語法就可以輕鬆發送個人化電子郵件
提供現成12種情境信件範本，立即套用，寄發個人化信件。
提供超過500則能量簡訊、佳節問候個人化簡訊範本，讓您立即上手。
支援長簡訊發送，中文簡訊可以突破70字限制，每則最多335字
只要按幾個滑鼠按鍵就可以大量、快速發送含有客戶暱稱的訊息給客戶

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關於onlyYou 軟體和 outlook 軟體的優缺點，有一些不同，Damon 的比較如下：

在 OUTLOOK 使用寄送給多個收件人會碰到的問題：

1.同一封信寄給許多人，每個人都會看見所有收件人的email，這樣會曝露出收件人的懚私，引起收件人的反感。所以必需把收件人放在密件副本，才能保護收件人的 email 資料不被其他人看見，但是卻又引來另一問題，因為收件人會發現，自己收到信件後，在收件人的欄位裏並沒有自己的 email，而是一串 Undisclosed-Recipient:; 的字樣，或是寫著"無"。

這是因為outlook的寄信方式，是採用一封信件發給多個收件人，在郵件伺服器的記錄裏頭，可以清楚看見
只有一封寄出信件。如下圖(點圖放大看全圖)

這樣的缺點有：
1.若收件人數超過數十個甚至上百個，outlook 有可能會卡住或當掉，如果要寄送給上千個收件人，更是不可行。
2.若沒有架設個人私有的郵件伺服器，而使用ADSL的固網業者提供的SMTP發信主機，例如中華電信的 msa.hinet.net，速博的smtp.sparq.com.tw … 之類的smtp發信主機，則會有被斷線的危險。Damon個人經驗，只要是在一分鐘內發送超過數十封信件時的時候，hinet 就會開始擋信了，因為 hinet 認為這是廣告信的攻擊行為!!

onlyyou軟體寄出的信件優點：

上圖(點圖放大)，所示 (這是damon個人在家裏架設的Infobox郵件伺服器後端管理介面)，當人脈管理軟體針對所有對象發送信件時，會模擬人在 outlook 發信的動作，並且是一封一封的發出，一次發給一個人，再發下一個人，而不是一次發給很多人，以上圖為例，發給三個人時，就是發出了三封內容相同的信，而非發出一封信給三個人。

這樣的好處是：

1.對方的收件人欄位永遠只會看到他自己，有倍受尊重的感覺。

2.一封一封的發出，比較不會被對方的郵件伺服器誤判為垃圾郵件，提高對方的讀信機率。

3.配合私有的郵件伺服器，發信速度飛快，又有郵件記錄器可以查看寄出的信件。

4.配合私有的郵件伺服器，可以傳送圖文並茂的郵件內容及統一的圖片簽名檔。

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