OnlyYou人脈管理軟體應用技巧(1)整合PDA手機+Outlook

attachments/200902/9770486187.jpg

 

一直以來,人脈的管理始終是個另許多人頭痛的問題,不論是身經百戰,殺進殺出的業務人員,或是同學會要招集一下所有同學,又或是社團要發佈訊息… 等等狀況,要同時對那麼多朋友宣佈一件事情或聯絡感情,其實都是很花費時間的事,因為感覺麻煩,久了以後,朋友的感情逐漸轉淡。

 

而對於每天競競業業的業務人員來說,每天收到的許多名片,日積月累之下,可能有數百張或數千張之多,怎樣才能在數位時代裏,善用資訊工具,把名片整理完畢之後,還能夠利用軟體和眾多的人脈維繫情感,是許多業務工作的重點。

 

從以前就一直在找尋可以同時發送 email 和簡訊的軟體,雖然有不少這樣的軟體,但是用起來都不太順手,有的功能太陽春,不敷使用。有的功能編排又太過複雜而難用,且價格萬元以上,最後就只使用了電子報發送軟體(phplist 架設在linux伺服器的網站裏)

 

最近利用朋友公司設計的 OnlyYou 軟體,以及自己以前常在使用微軟的 office outlook 軟體和 Windows Mobile PDA 手機一起結合使用之後,不僅可以結合 email和簡訊(簡訊費用比用手機發出的方式便宜許多),也能選擇要發送的對象和群組,在這裏跟大家分享一下我的使用方式:

attachments/200902/6435096485.jpg

 

我個人整理名片的方式,是用手機的名片王軟體拍下朋友或客戶的名片,如上圖。其實以前很懷疑軟體辨識文字能力的效果,所以一直沒有購買名片王的掃瞄機器(一台要3千多元哦!) ,直到後來買了 PDA 手機之後,內附了一套名片王的軟體,不用掃瞄器,直接利用手機的拍照功能,就能把拍下來的名片當成辨識文字的資料了。後來才發現原來辨識的效果還不錯哦,如下圖~

 

attachments/200902/9309176675.jpg

 

建立了聯絡人資料後,存檔就會變成 PDA 手機裏的聯絡人資料囉~ 很方便。如下圖:

 

attachments/200902/8522476029.jpg

 

重點來了~ PDA 裏的聯絡人資料,要同步到電腦裏頭,這樣才不會因為手機壞掉了,而聯絡人資料也跟著不見了( 以前就曾經因為手機壞了而聯絡人資料都搞丟了,難過死了~)

 

如下圖,所有聯絡人資料都已經和 Outlook 同步完畢了!

 

attachments/200902/8385310325.gif

 

或許有人會問,那 outlook 已經可以發送 email 了,還需要其他軟體來發送嗎?

是,沒錯,但是曾經大量發送多個收件人的使用者一定會發現,收件人若是太多個,outlook 會卡住或當掉!! 而且也不知道到底哪些人發出去了,哪些人還沒有發出去! 如果重發一次,可能就有人連續收到兩次,有人卻沒收到。不僅如此,還有其他缺點,例如不能同時發送簡訊…待會兒最後再來比較說明一下詳細的優劣 (以Damon 小弟銷售郵件伺服器的六年經驗,利用 outlook 的軟體發送給多個收件人對象的信件,的確有不少瓶頸。)

 

以下是一個小示範:

 

Damon 當初在鼎新電腦開發過的客戶,都會在 outlook 聯絡人的備註欄位,標示許多細節,因為任何一個軟體的欄位,都不可能符合所有人的需求,所以備註欄非常重要,我會標示和客戶聯絡的日期或進度,及一些特殊事項。如下圖

重點是:這些備註欄的資料,日後都是可以利用搜尋工具來找出這個聯絡人的關鍵。

attachments/200902/9620930540.gif

 

接下來,就是要結合 OnlyYou 人脈管理軟體了。我選擇匯入聯絡人的方式是直接從 office Outlook 的現有資料轉入 (也可以從 outlook express 或自己整理好的 EXCEL檔來匯入資料),如下圖:

 

attachments/200902/1991393207.gif

 

所有的 outlook 欄位,都會自動對應 OnlyYou 人脈管理軟體的相同欄位,包含備註欄(若您是使用 EXCEL匯入,可以在匯入的時候挑選對應的欄位,也很方便)

接下來,我們就可以利用選擇的方式,來同時寄送給所選擇的對象(這就沒什麼好說明了),重點是,因為 outlook 裏的備註欄位也同時匯入了 OnlyYou 人脈管理軟體,所以,我們可以利用搜尋的方式,找出符合搜尋條件的聯絡人來發送,甚至把所有相關的聯絡人選取,然後集體發送! (例如我的備註欄裏會標示現有客戶、新客戶或是潛在客戶… 等等)

 

備註欄的關鍵字,是我的懶人歸類法,就好像是寫筆記,貼標籤一樣,利用電腦的方便性,可以針對相同關鍵字的標籤一次全部搜尋出來,所以我通常不會太細分聯絡人的群組,對我來說,把每個人歸類成太多類別或層級不同的群組,可能會是個滿複雜的方式,因為可能會有很多層、很多類,有大類、小類、小小類、小小小類… 或是一個人也許同時屬於多個不同的群組等等,所以我最後就乾脆把關鍵字寫在備註欄裏,以後全都用關鍵字來搜尋我要找的人,而關鍵字就是我對這個人的直覺印象,例如他的公司名字、外號、長像特色、職位…等等。

 

attachments/200902/8985946492.gif

 

上圖是利用關鍵字的方式搜出特定對象。搜尋出來後的聯絡人,就可以同時選取,大量發送了~~

 

底下是一些關於人脈管理軟體的介紹 (想拿優惠價的朋友,小弟可以幫忙)

 簡易的操作畫面與個人化簡訊產生範例


attachments/200902/3517027070.gif

 

發送個人化電子郵件之後同步發送個人化提醒簡訊,告訴收件人記得收信,萬無一失

attachments/200902/8549805786.gif

 

OnlyYou 在人脈管理的應用
有緣結識的人,都有可能成為我們的貴人,用OnlyYou來維繫我們與貴人之間的人脈通路。
認識新朋友,黃金24小時內透過OnlyYou輕易快速寄發含有【朋友暱稱】的問候簡訊及自我介紹電子郵件。
每封您發送的簡訊及電子郵件都可以包含不同的【好友暱稱】,讓朋友對您印象深刻、倍感窩心。
定期向換過名片、有緣結緣的朋友傳遞自己的價值與關心,人脈經營不流失。
定期的專業分享,新朋友會對你產生信任感,讓潛在客戶成為您的忠實客戶。
預約在朋友生日當天清晨7:00發送含有【好友暱稱】的祝福簡訊,效果一級棒。
用 OnlyYou 累積人脈資源、創造人脈資產最大價值。
透過 OnlyYou 經營人脈通路、打響個人品牌。

OnlyYou 產品費用分析
用【複製、貼上】寄發個人化簡訊或電子郵件又慢又容易出錯,用OnlyYou節省你的時間又快速又正確!
個人化簡訊發送成本 = 簡訊費用 + 製作個人化訊息的時間成本 , OnlyYou提供您最低總成本!
同一位使用者,可以將軟體同時安裝在自己的桌上型、筆記型電腦,只需要一套軟體費用。
大量節省您建立人脈的時間成本,是OnlyYou提供您的最大價值!

OnlyYou 軟體優勢
簡化建立人脈資料流程,真的非常簡單
不熟悉電腦的朋友可以直接使用OnlyYou人脈資料庫建檔,簡單易上手
每一封發出的訊息都可以做【Only You】處理,讓訊息接收者感受到非常窩心
發送個人化電子郵件後可以同步發送提醒簡訊,接收者訊息不漏接
提供SSL網路加密安全機制,保障簡訊內容傳遞安全
連絡人資料庫存放於使用者的個人電腦,隱密資料不外洩
可以匯入Outlook、Outlook Express已經建檔資料,不必再重新建檔
透過Excel匯入、匯出功能,快速大量處理已經建檔的連絡人資料
不需要懂網頁設計HTML語法就可以輕鬆發送個人化電子郵件
提供現成12種情境信件範本,立即套用,寄發個人化信件。
提供超過500則能量簡訊、佳節問候個人化簡訊範本,讓您立即上手。
支援長簡訊發送,中文簡訊可以突破70字限制,每則最多335字
只要按幾個滑鼠按鍵就可以大量、快速發送含有客戶暱稱的訊息給客戶

 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

關於onlyYou 軟體和 outlook 軟體的優缺點,有一些不同,Damon 的比較如下:

 

在 OUTLOOK 使用寄送給多個收件人會碰到的問題:

1.同一封信寄給許多人,每個人都會看見所有收件人的email,這樣會曝露出收件人的懚私,引起收件人的反感。所以必需把收件人放在密件副本,才能保護收件人的 email 資料不被其他人看見,但是卻又引來另一問題,因為收件人會發現,自己收到信件後,在收件人的欄位裏並沒有自己的 email,而是一串 Undisclosed-Recipient:; 的字樣,或是寫著"無"。

 

這是因為outlook的寄信方式,是採用一封信件發給多個收件人,在郵件伺服器的記錄裏頭,可以清楚看見
只有一封寄出信件。如下圖(點圖放大看全圖)

attachments/200902/4129050775.gif

 

這樣的缺點有:
1.若收件人數超過數十個甚至上百個,outlook 有可能會卡住或當掉,如果要寄送給上千個收件人,更是不可行。
2.若沒有架設個人私有的郵件伺服器,而使用ADSL的固網業者提供的SMTP發信主機,例如中華電信的 msa.hinet.net,速博的smtp.sparq.com.tw … 之類的smtp發信主機,則會有被斷線的危險。Damon個人經驗,只要是在一分鐘內發送超過數十封信件時的時候,hinet 就會開始擋信了,因為 hinet 認為這是廣告信的攻擊行為!!

onlyyou軟體寄出的信件優點:

attachments/200902/4264269185.gif

上圖(點圖放大),所示 (這是damon個人在家裏架設的Infobox郵件伺服器後端管理介面),當人脈管理軟體針對所有對象發送信件時,會模擬人在 outlook 發信的動作,並且是一封一封的發出,一次發給一個人,再發下一個人,而不是一次發給很多人,以上圖為例,發給三個人時,就是發出了三封內容相同的信,而非發出一封信給三個人。

 

這樣的好處是:

1.對方的收件人欄位永遠只會看到他自己,有倍受尊重的感覺。

2.一封一封的發出,比較不會被對方的郵件伺服器誤判為垃圾郵件,提高對方的讀信機率。

3.配合私有的郵件伺服器,發信速度飛快,又有郵件記錄器可以查看寄出的信件。

4.配合私有的郵件伺服器,可以傳送圖文並茂的郵件內容及統一的圖片簽名檔。

 

下一篇內容:

1.onlyyou 如何發送有圖片簽名檔的信件?

下四篇預告:
2.onlyyou如何發送圖文並茂且容量超小的信件?
3.onlyyou如何發送到 yahoo 的信件不會被拒收?(註:yahoo很愛拒收人家的信件)
4.OnlyYou發出的信件,別人回信後如何自動發簡訊通知您自己?
5.onlyyou 發出的信件,如何延遲到當天晚上才發送?

 ps. 另一個雲端化的產品「PowerEDM」,不僅幫我自動排程發送行銷信件,還能讓我不管在哪一台電腦都能看見我的客戶資料! 更棒的進階產品 PowerEDM http://www.infobox.com.tw/new/poweredm.html

 

 

 

 

 

評論: 18 | 引用: 0 | 閱讀: 9025 | 轉發
  • 1 
Joseph [ 2009-12-12 19:57 ]
該內容只有管理員可見
damon [ 回復於2009-12-13 19:58 ]
原廠是報價1萬含終身上課免費,上課的時候可以和所有人交換名片,這是最大的好處,可以免費認識很多人脈。

我有買兩套,另一套沒在用,可便宜賣你~ 我個人覺得滿好用的,是一套管理人脈的好方法,也是聯絡人脈的好方法~

採用的資料庫是 access ,所以最多聯絡人可以到5萬以上沒有問題,一般人不會有那麼多的人脈! 如果是有超過5萬人的資料庫,那就不建議用這套了,但是一般公司才會超過那麼多人脈資料庫。所以個人使用是很不錯的!
annie [ 2010-02-09 01:15 ]
請問您軟體賣出了嗎?我有興趣,價位是多少呢?
damon [ 回復於2010-02-09 17:33 ]
7000元
annie [ 2010-02-10 00:37 ]
請問是終身免費上課(複訓)嗎?

另外是否擁有"軟體永久免費升級資格"呢?

謝謝:)
damon [ 回復於2010-02-11 15:55 ]
原廠說要加2000才有永久免費升級資格!
軟體都常常這樣,愈早買的客戶就享受愈多,
去年我買的時候,每個人都是永久免費升級的!
annie [ 2010-02-12 01:11 ]
所以可以免費升級的意思囉?


若是這樣,我OK,我電話0966640745,

我姓林 可以面交嗎?

我過年期間在台北,過年後可再約,你哪裡,你想何時交易呢?
damon [ 回復於2010-02-12 10:56 ]
您好onlyyou軟體只是一組序號,在您匯款後可用簡訊傳給您。軟體7000含免費更新,但終身複複課程費用要另外加3000元才有哦! 其實滿值得的,因為去上課的時候,大家都會自然的交換名片,每參加一次,就多認識很多人,增加自己的人脈。
annie [ 2010-02-12 15:56 ]
原來是這樣

目前 終身課程+軟體+終生升級 廠商開價12000



但業務單位實收9900(公司推廣價)

如果還要加3000其實和現在價格相同呢

,如果當初您是和同仁一起購買,想必廠商會給優於開價的團購價


不知您是否考慮優惠一些呢?(我誤會是全套7000)



我希望一套5500,不知您是否願意割愛(5500+3000=8500 約85折價)


非常誠意購買,等您回覆
annie [ 2010-02-12 16:00 ]
公司開價網址本來想貼出來,不過您部落格似乎不能顯示

您可以參考only you的網頁售價 全套開價12000 (業務單位實收9900 )
damon [ 回復於2010-02-12 18:53 ]
如果原廠只賣 9900 的話,差價也不大,您直接跟原廠買就好了,會比較方便,只要上網匯款註冊就可下載軟體直接用囉!

因為原廠也不希望市場價格被破壞,且我和原廠人員都認識,會不好意思,感覺在破壞市場。
onlyu [ 回復於2010-03-02 02:19 ]
我對那推廣價格的網址有興趣耶~
因為阿寶哥的連結是12000
原來他還有業務單位喔

可以把網址寄給我嗎
onlyu [ 2010-03-02 02:21 ]
雖然板大賣的9900也很低價
但不是透過官方買總覺得怪怪的
我的信箱tiens888@gmail.com
可以給我業務單位的行銷網頁嗎
JOY [ 2010-06-02 07:56 ]
請問售出了嗎?願意割愛否?
damon [ 回復於2010-06-02 08:33 ]
目前最新版本的OnlyYou人脈行銷軟體 每套售價:8,000元
若要永久免費更新,則是多加3000元,總共 11000元

未來價格只會愈來愈高,因為功能愈來愈強… 還能做到收件人收到信的統計及點閱信中連結的統計…

原廠的上課費用是另計的,透過芳育購買,則是可以免費提供在此網站留言版的問答服務!
joy [ 2010-06-03 00:16 ]
抱歉 你的軟體到底是免費永久更新 還是免費複訓? (你的留言和2次內容不同)你2月12號是寫永久"免費更新" 昨天是寫永久更新要加3000元? 所以如果我不加3000元買到的是最新版本還是去年的舊版?
joy [ 2010-06-03 00:25 ]
我的意思是指如果我不加3000可以免費升級成現在的最新版嗎? 還是我不能升級 買到的是去年的
舊版? 而且上課還要另外收費?

官網永久免費更新+永久複訊共12000元 格主描寫的方式升級收3000,另外課程再加費
感覺上好像比現在官網更貴? (是否我有誤會的地方?)
damon [ 回復於2010-06-03 06:16 ]
建議您直接在官網買就可以囉! 因為官網的價格有時會異動或特惠,以官網的為主哦!
  • 1