OnlyYou人脈管理軟體應用技巧(3) 如何發送圖文並茂且容量超小的信件?

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一封有價值的郵件若要夾帶圖片+文字說明,可能會因為信件太大而對自己和收件人都造成負擔,例如寄信時間太長,收件人的收信時間也太長!!

 

(我個人收到朋友寄來的好康資訊若是圖文已經寫在EMAIL內容的,我會看一下,但若是夾在附加檔的例如要另外開啟 WORD 或 PowerPoint 的,我就會降低閱讀的意願,因為每個人每天收到的信都不少!! )

 

這一篇的重點是,將您有圖片的好幾百KB的 email 都縮小成幾十KB,讓送信時間和收件時間降低到原來的1/10,而且直接嵌入在內文中,而不是在附件裏頭!!

 

根據上一篇 與OnlyYou人脈管理軟體與「圖片簽名檔的整合」功能後,此篇介紹的技巧您就可以更加了解與應用了!

 

首先,需結合「網站伺服器」的功能,先製作好一頁圖文並茂的 email 內容(電子報),「網站伺服器」市面上有現成的產品,當然也能免費自行架設 linux 系統,下列我們使用 InfoBOX  的 Linux 產品來舉例,先建立一個網站帳號 ,例如 damon 。如上圖:

 

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接下來開啟一個虛擬主機,也就是說,如果我們自行架設網站伺服器,就不需要再到 hinet 或虛擬主機商租用虛擬主機了,好處是空間沒有上限,網頁內容要放多少都可以! 透過 web 操作介面,就能遠端遙控自己的伺服器,要開多少個網站都由自己決定了!

 

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因為上圖一已經建立了 damon 帳號,且勾選了 ftp 登入功能,所以我們可以用 ftp 方式將做好的網頁都傳入伺服器裏頭, ftp 軟體網路上有免費的,相當好用,建議使用 filezilla 這個軟體,我個人用好幾年了。如下圖,左邊是本機資料,右邊是 server 的資料。

 

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當所有的網頁內容都上傳的 server 裏之後,假設您是使用 joomla 之類的 php 架站軟體,有些檔案是必需要改成  rwxrwxrwx (777 可讀寫權限),就像 windows 系統的檔案一樣有唯讀和可寫的特性一樣,在 linux 系統的 777 就是代表可讀寫的意思,完整說明可參考這裏 http://www.kimo.club.tw/rewrite.php/read-282.html

 

上圖,在 ftp 軟體裏頭,可以直接按右邊 server 裏頭的檔案,按下檔案的右鍵內容,就能針對該目錄或檔案改權限,但是如果檔案的數量非常多的時候,這樣的改法非常浪費時間,所以更快的方式,請登入網路硬碟中,直接一次就能把全部的檔案和目錄改成 777,如下圖:

 

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點選上圖的 「修改符號」,就會如下圖,勾選三個選項:

 

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改好了之後,就會全部變成 rwxrwxrwx 的可讀寫權限了哦!! 方便吧~~

 

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接下來,重點來了,如何把已經在網站裏頭的電子報內容放入 OnlyYou人脈管理軟體來發信呢??

哈,好簡單啊~~ 只要到自己的網站裏頭,利用選取方式,把文字與內容用滑鼠全部選取,如下圖:

 

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小技巧:如果文章很長,可以先選取第一個字,然後再到網頁最下方,按住 shift 加 滑鼠左鍵,就能把全部的文章選取了。然後按 ctrl+c 複製

 

再看下圖,把剛才選取的圖文並茂文章,到 onlyYou 軟體的信件編輯區域貼上,則圖片和文章內容就會全部貼進來囉~

 

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按下確定後,就可以開始發信囉!!

 

優點分析:

1. 先把電子報的內容放在網站上,再用複製的方式貼入郵件編輯內容之中,則所有的圖片原始位置仍然是保留在網站上,所以信件本身的內容純粹只是一堆文字檔案,完全沒有圖片太大而造成信件過大寄送緩慢或塞爆收件人信箱的困擾!!

2.因為一般人不一定有長期保留 email 的習慣,或是說即使有保留,也因為數量太多而不太容易去翻找之前的 email 檔案,所以把有價值的 email 內容放在自己的網站上,一方面可以當成 email 或電子報的備份檔,一方面也讓收件人有一個印像,將來想要找資料的時候,就去你自己的網站找即可。

3.放在網站裏頭的電子報有價內容愈多,就愈容易被 google 之類的搜尋引擎找到,增加自己網站爆光的機會。

更進階的發報軟體 PowerEDM 上市囉!  http://www.infobox.com.tw/new/poweredm.html

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